DMS یا سیستم مدیریت اسناد چیست و در سازمان ها چه کاربردی دارد؟
مدیریت اسناد (DMS) چیست؟ مدیریت اسناد سازمانی یا Document Managmanet System یکی از کارهای اساسی و مهم برای هر سازمانی است. فارغ از این که ابعاد مجموعه شما چقدر بزرگ یا کوچک باشد، حتماً به یک سیستم مدیریت اسناد سازمانی نیاز دارید. به این ترتیب علاوه بر این که مدیریت اسناد کاغذی یا دیجیتالی خود را به دست می‌گیرید، روندهای کاری و رسیدگی به امور را هم هوشمندانه‌تر انجام می‌دهید.
مدیریت اسناد DMS چیست؟
تمامی سازمان‌ها برای رسیدگی به امور خود نیاز به پرکردن فرم‌های مخصوص و استفاده از اسناد و مدارکی دارند که اغلب فرمت و قالب مشخصی دارد. افراد با استفاده از این اسناد روندهای کاری را طی کرده و به امور داخلی یا آنچه ارباب رجوع انتظار دارد، رسیدگی می‌کنند. بخشی از این فرم‌ها یا همان اسناد و مدارک بسته به میزان اهمیتی که دارند جزو دارایی‌های شرکت محسوب شده و باید در بایگانی مجموعه نگهداری شوند.
تا پیش از ظهور نرم افزارهایی که با هدف بایگانی و آرشیو اسناد به بازار ارائه شدند، اسناد و مدارک در سازمان‌ها به صورت کاغذی بایگانی می‌شد. این بایگانی بر اساس استانداری صورت می‌گرفت که از ابتدا برای آن تعریف شده بود. استانداردی که به مسئولین بایگانی کمک می‌کرد تا اسناد و مدارک را بر اساس نظم خاصی مرتب کرده و هر زمان که پرونده‌ای مورد درخواست بود آن را بر اساس فیلدهای مورد جستجو پیدا کنند.
به تدریج که ابعاد سازمان‌ها بزرگ‌تر شد، تعداد پرونده‌ها افزایش پیدا کرده و حجم آنها نیز بیشتر شد. همین موضوع دردسر تازه‌ای را برای سازمان‌ها خلق کرد و آن چالش مدیریت اسناد سازمانی بود. اکنون مجموعه‌ها با فضای ناکافی برای اتاق بایگانی اسناد مواجه بودند و در عین حال خطراتی نظیر آتش سوزی، رطوبت هوا و دستبرد زدن به پرونده‌ها، اسناد سازمانی را تهدید می‌کرد.
به همین خاطر شرکت‌های نرم افزاری بر آن شدند تا ابزارهای خاصی را با هدف مدیریت اسناد سازمانی خلق کنند. نرم افزارهایی که آنها را DMS نامیدند. DMS ها تفاوت قابل توجهی را در نحوه مدیریت سازمان ایجاد کردند.
یک DMS یا سیستم مدیریت اسناد خوب قادر است علاوه بر دیجیتالی کردن اسناد و مدارک، سرعت برچسب‌گذاری آنها افزایش دهد، بایگانی را امری ساده و چند کلیکی کند و در نهایت این امکان را به شما بدهد که به جای صرف زمان روی مدیریت اسناد حجیم یا گرفتن وقت کارمندانتان برای سرو سامان دادن به کوه کاغذها، روی حوزه‌های مهم‌تری از کسب و کار تمرکز کنند.
یک DMS خوب کیفیت و کارایی افراد را در سازمان شما تا حد زیادی افزایش می‌دهد. همچنین به شدت روی رشد بیزینس شما اثر مثبت گذاشته و سازمان شما را هوشمند و چابک می‌کند. همچنین می‌تواند مزایای اضافی ارزشمندی مانند افزایش امنیت اسناد و مدارک را برای شما فراهم آورده و کمک کند افراد جدید در مجموعه شما خیلی سریع‌تر با قوانین کاری شما آدابته شوند.
اهمیت مدیریت اسناد سازمانی DMS چیست؟
مدیریت اسناد سازمانی یا مستندسازی برای سازمان‌ها نه ضروری که حیاتی است. این کار برای کنترل کیفیت و درک درست فرآیندی که برای انجام هرکاری طی می‌شود کاملاً ضروری است. همواره باید سطحی از انسجام در سازمان شما وجود داشته باشد تا مجموعه شما در انجام امور محوله شلخته یا ناآگاه به نظر نرسد. یکی دیگر از دلایل اهمیت مستند سازی این است که مستندسازی افراد و مجموعه‌ها را تشویق می‌کند تا دانش خود را به اشتراک بگذارند. این موضوع به تیم شما قدرت می‌دهد و آن را کمک می‌کند تا بفهمد فرآیندها چگونه کار می‌کنند.
به بیان بسیار ساده اسناد خوب می‌توانند به افراد سازمان شما کمک کنند از مسئولیت‌هایی که مختص آنها نیست، اجتناب کنند. ضمن آن که امکان تقلب، اشتباه و سو استفاده به حداقل خود کاهش میابد.
آیا DMS فقط سیستم بایگانی اسناد است؟
در ابتدا DMS به عنوان راهی برای تبدیل اسناد کاغذی به اسناد دیجیتال به بازار معرفی شد. به همین دلیل ممکن است شما DMS را به عنوان یک کابینت الکترونیکی برای بایگانی اسناد و اوراق بشناسید. اما DMS های امروزی ابزارهای پیشرفته‌ای هستند که امکانات بیشتری را به سازمان‌ها عرضه می‌کنند.
سیستم مدیریت اسناد سازمانی چیست؟
یک سیستم مدیریت اسناد سازمانی می‌تواند برای ذخیره، توزیع و ردیابی اسناد مورد استفاده قرار گیرد. یک DMS قادر است مسئولیت مدیریت گردش کار کانال، سیستم‌های خروجی و سیستم‌های بازیابی اطلاعات را برعهده گیرد.
به بیان دیگر سیستم مدیریت اسناد سازمانی نرم افزاری است که روشی اتوماتیک برای ذخیره، مدیریت و ردیابی اسناد الکترونیکی ارائه می‌دهد. نکته مهم در خصوص سیستم مدیریت اسناد این است که این نرم افزارها قادرند هرنوع فایلی اعم از متنی، تصویری، ویدئویی یا صوتی را به عنوان یک سند در نظر گرفته و راهکار هوشمندانه‌ای برای نظم دهی به آن ارائه کنند.
۷ دلیل اهمیت سیستم مدیریت اسناد
شاید اصلی‌ترین دلیلی که شما را قانع می‌کند سازمانتان را به یک سیستم مدیریت اسناد سازمانی مجهز کنید این باشد که داشتن DMS به این معنی است که روندهای کاری شما به طرز چشمگیری بهتر، سریع‌تر و هوشمندانه‌تر می‌شود. ضمن آن که کارمندان شما وقت کمتری را برای پیداکردن اسناد و مدارک صرف می‌کنند و خود این عاملی است که شما را وادار می‌کند برای مجموعه خود یک سیستم مدیریت اسناد تهیه کنید.
۱- زمان در سازمان شما به کارهای مهم‌تر اختصاص داده می‌شود
اگر در حال حاضر از یک سیستم مدیریت دستی اسناد یا بایگانی کاغذی استفاده می‌کنید یعنی ساعت‌های زیادی را به فعالیت‌هایی اختصاص می‌دهید که ارزش چندانی نداشته و منجر به رشد و توسعه سازمان شما نمی‌شود. با خرید سیستم مدیریت اسناد روندهای تکراری و فعالیت‌های انبوه مربوط به کاغذها را به یک سیستم خودکار محول کنید و فکر و وقت انسانی را به کارهای مهم‌تری که منجر به رشد سازمان شما می‌شود، اختصاص دهید.
۲- امنیت اسناد شما حفظ می‌شود
جهان به سمت دیجیتالی شدن پیش می‌رود و حفظ امنیت اطلاعات و اسناد شما در موضوع بسیار مهمی است که نباید نادیده گرفته شود. سیستم‌های مدیریت اسناد سازمانی دارای کنترل‌های امنیتی و دسترسی داخلی هستند تا بتوانید دقیقاً کنترل کنید که چه کسی می‌تواند به کدام اسناد دسترسی داشته باشد. همچنین تمام فعالیت‌های صورت گرفته روی هر سندی را ردیابی و مشاهده کنید.
پیشنهادی بایگانی چیست؟ اصول بایگانی و انواع بایگانی چیست؟ شرح وظایف مسئول بایگانی اسناد
به جز این در صورت بروز فاجعه‌هایی مانند آتش سوزی یا سیل، فایل‌های شما از آسیب فیزیکی دور مانده و در فضای ایمنی مثل فضای ابری ذخیره می‌شوند.
۳- بایگانی شما مقیاس پذیرتر می‌شود
یک DMS نسبت به یک سیستم نرم افزار بایگانی کاغذی سنتی انعطاف پذیری بیشتری دارد. یعنی فضایی که برای آرشیو اسناد نیاز دارید به تدریج و با رشد سازمان شما رشد می‌کند. به این ترتیب می‌توانید سیستم پوشه بندی، زونکن سازی یا فایلینگ جدید خود را با چند کلیک تنظیم کنید. ضمن آن که استفاده از یک DMS یا سیستم مدیریت اسناد مناسب نیاز سازمان شما به فضای ذخیره سازی فیزیکی برای نگهداری از اسناد کاغذی را به شدت کاهش می‌دهد.
۴- افراد جدید خیلی سریع‌تر با قوانین سازمان شما منطبق می‌شوند
استاندارد اسناد و مدارک در برخی از سازمان‌ها کمی پیچیده است. به طوریکه درک شیوه کار با این اسناد برای افراد جدید زمان‌بر و چالش برانگیز خواهد بود. در برخی از سازمان‌ها این استانداردها را نمی‌توان تغییر داد و در خود DMS نیز باید بر اساس همین قوانین عمل کرد. گاهی اوقات وجود چنین قوانینی باعث می‌شود بروز خطای انسانی برای کاربران مسئولیت‌های قانونی ایجاد کند. به همین دلیل بسیاری از سازمان‌ها زمان زیادی را صرف آموزش برخورد با اسناد و مدارک درون سازمانی به افراد جدید می‌کنند.
۵- بازیابی اسناد به سادگی امکان پذیر می‌شود
درست وقتی به یک سند قدیمی نیاز دارید که اطلاعات خاصی هم از آن در دست نیست، متوجه می‌شوید که داشتن یک DMS خوب چقدر می‌تواند در وقت شما صرفه جویی کند. چون پیدا کردن یک سند در انبار پرونده‌های بخش بایگانی بسیار زمان بر و دشوار است. تازه اگر بتوانید سند مورد نظر خود را پیدا کنید.
مجهز کردن سازمان به یک سیستم بایگانی اسناد و مدارک زمان جستجوی یک سند را به شدت کاهش می‌دهد. ضمن آن که امکان جستجوی اسناد و مدارک بر اساس هر نوع فیلدی را امکان پذیر می‌کند.
۶- احتمال گم شدن اسناد به چیزی نزدیک صفر می‌رسد
گم شدن اسناد در اثر اتفاقاتی نظیر امانت دهی سند به واحدهای دیگر، اهمال کاری کارمندان، جا ماندن سند در دست ارباب رجوع و گم شدن همه یا بخشی از سند به هردلیل جزو اتفاقاتی است که احتمال رخ دادن آن در هر سازمانی وجود دارد.
اما همه این ها تا وقتی امکان پذیر است که مجموعه شما مجهز به یک DMS قدرتمند مانند سیستم مدیریت اسناد یگانه نباشد. چون بعد از آن و با دیجیتالی شدن اسناد امکان امانت دهی سند یا هرکار دیگری که روی اسناد فیزیکی صورت می‌گرفت وجود دارد، با این تفاوت که احتمال گم شدن سند به صفر می‌رسد.
۷- در وضعیت همکاری واحدهای مختلف سازمان شما بهبود حاصل می‌شود
یک DMS خوب به اشتراک گذاری اطلاعات و همکاری واحدهای مختلف سازمان را آسان می‌کند. چون به اسناد این امکان را می‌دهد که از منابع مختلف و از مکان‌های متفاوت قابل دسترسی باشند. می‌توانید اسناد را به اشتراک بگذارید، جریان‌های کاری را نظارت کنید، دسترسی به اسناد خاص را اعطا یا رد کنید و ببینید روی هرسند چه تغییراتی ایجاد شده است.
فرق سیستم مدیریت اسناد با مدیرت محتوا چیست؟
احتمال اشتباه گرفتن دو مفهوم سیستم مدیریت اسناد DMS با سیستم مدیریت محتوا یا CMS وجود دارد. اما این دو مفهوم از نظر عملکرد و مسئولیت کاملاً متفاوت هستند.
اما یک CMS می‌تواند هم داده‌های ساختاریافته و هم داده‌های بدون ساختار مانند محتوای وب را مدیریت کند. فایل‌های HTML و PDF) و دارایی‌های دیجیتال (تصاویر و فایل‌های صوتی و تصویری).
تفاوت دیگر این دو آن است که اهداف کلیدی یک DMS انطباق با مقررات و مدیریت گردش کار در یک سازمان است. در حالی که اهداف کلیدی یک CMS ذخیره، بازیابی و انتشار محتواست
DMS های قدرتمند دارای قابلیت‌های تصویربرداری و اسکن اسناد پیشرفته هستند. مانند تشخیص نویسه نوری (OCR)، تشخیص کاراکتر چاپ دستی (HCR)، تشخیص علامت نوری (OMR) و غیره. این در حالی است که ابزارهای CMS معمولاً از این توابع پشتیبانی نمی‌کنند.
و نکته یا تفاوت آخر این است که یک سیستم مدیریت اسناد و مدارک موظف است خود را با سایر بخش‌های یک سازمان هماهنگ کند. یعنی اگر نرم افزار دیگری مانند نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه در سازمان شما وجود داشته باشد، DMS ای که تهیه می‌کنید به جهت یکپارچه سازی فرآیندها باید با آن هماهنگ باشد. این در حالی است که یک CMS یا سیستم مدیریت محتوا موظف به این هماهنگی نبوده و چنین آپشنی برای آن در اولویت درجه دوم قرار دارد.
واقعیت این است که در سطح مشاغل کوچک، عملکرد CMS و DMS ممکن است کاملاً مشابه به نظر برسند. زیرا مشاغل کوچک تمایلی به نیازهای پیچیده مدیریت محتوا و اسناد به صورت مجزا ندارند؛ بنابراین احساس نیاز به طیف کاملی از ویژگی‌ها و عملکردهای موجود در هر دو نوع نرم افزار در چنین مجموعه‌هایی وجود ندارند. در مقابل، شرکت‌های بزرگ معمولاً از عملکرد مدیریت محتوا و اسناد سازمانی به طور کامل و البته مجزا استفاده می‌کنند. زیرا آنها نیاز به مدیریت داده‌های ساختاریافته و بدون ساختار دارند. پس اگر سازمان شما در این رده بندی قرار می‌گیرد و هنوز اقدام به خرید یک نرم افزار مدیریت اسناد و مدارک نکرده‌اید هرچه زودتر با کارشناسان فروش شرکت یگانه تماس بگیرید تا شما را در این حوزه راهنمایی کنند.
با تشکر از سایت yeganehsoft.com
#Bahmanfaraji.com
#بهمن_فرجی
Bahmanfaraji.com